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1214 预付账款

一、本科目核算中小学校食堂按照购货合同或者协议规定预付给供应单位的款项。
二、本科目应当按照供应单位（或个人）进行明细核算。
三、预付账款的主要账务处理如下：
（一）根据购货、服务合同或协议规定预付款项时，按照实际预付的金额，借记本科目，贷记“银行存款”科目。
（二）收到所购物资时，按照购入物资的成本，借记“库存物品”、“固定资产”有关科目，按照相应预付账款金额，贷记本科目，按照补付的款项，贷记“银行存款”等科目。
四、单位应当于每年年末，对预付账款进行全面检查。如果有确凿证据表明预付账款不再符合预付款项性质，或者因供应单位破产、撤销等原因可能无法收到所购货物、服务的，应当先将其转入其他应收款，再按照规定进行处理。将预付账款账面余额转入其他应收款时，借记“其他应收款”科目，贷记本科目。
五、本科目期末借方余额，反映中小学校食堂实际预付但尚未结算的款项。

场景实例：1214 预付账款的账务处理

1. 预付款项     2. 收到物资

场景：预付蔬菜采购款
操作：2025 年 7 月 1 日，与正见蔬菜公司签订采购合同，约定预付 5000 元（附合同编号：CG20250301），通过银行转账支付。
会计分录：

• 借：1214 预付账款 ——正见蔬菜5000

• 贷：1002 银行存款 —— 食堂专用账户5000

🔍 分录解析 

• 借方：1214 预付账款增加，按供应商设明细（如 “XX 蔬菜公司”），摘要注明 “预付 3 月蔬菜款”。

• 贷方：银行账户减少，需细化至 “食堂专用账户”。

📝 实务附件 

✅ 采购合同（含付款条款、交货时间）
✅ 银行转账回单（附言：预付 XX 公司蔬菜款）

🌟 延伸提醒 

• 定期跟踪供应商履约情况，超期未交货需书面催货。

• 年末清理：若供应商破产，需转入1218 其他应收款并计提坏账：

• 借：1218 其他应收款 ——XX 公司

• 贷：1214 预付账款 ——XX 公司

2. 收到物资 

场景：收货并补付余款
操作：2025 年 3 月 10 日，收到 XX 蔬菜公司供应的蔬菜，验收合格（附《验收单》编号：YS20250310），总价款 8000 元，补付余款 3000 元。
会计分录：

• 借：1302 库存物品 —— 库存食材 —— 蔬菜瓜果类8000

• 贷：1214 预付账款 ——XX 蔬菜公司5000

• 贷：1002 银行存款 —— 食堂专用账户3000

🔍 分录解析 

• 借方：1302 库存物品增加，按食材类别设明细（如 “蔬菜瓜果类”）。

• 贷方：冲减1214 预付账款，补付差额通过银行转账。

📝 实务附件 

✅ 供应商发票（注明品名、数量、单价）
✅ 《食材验收单》（保管员签字，数量 1000 公斤，单价 8 元）
✅ 补付余款的银行回单

🌟 延伸提醒 

• 若物资不合格需退货，分录为：

• 借：1002 银行存款

• 贷：1214 预付账款

  
  

• 若享受折扣（如提前付款少付 200 元），差额计入 4609 其他收入：

• 借：1002 银行存款

• 贷：1214 预付账款

• 贷：4609 其他收入 —— 折扣收入

全流程管理工具 

1. 《1214 预付账款台账（出纳账）模板》：

• 记录供应商、合同编号、预付金额、付款日期、交货期限，自动提醒交货日期（超期标红）。

2. 《1214 预付账款清理流程》：

• 年末对超期 3 个月未交货的预付款项，启动催收程序，附《催货通知书》模板。

3. 《采购验收标准》：

• 明确食材质量、数量验收规则，确保验收单与合同条款一致。

（注：以上金额均模拟常规业务，实际需根据采购规模调整，严格遵循文件中 “1214 预付账款年末清理” 要求）