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1218 其他应收款

一、本科目核算中小学校食堂除应收账款、预付账款以外的其他各项应收及暂付款项，如拨付给内部有关部门以及相关人员的备用金、应向职工收取的各种垫付款项，如陪餐费等。
二、本科目应当按照其他应收款的类别以及债务单位（或个人）进行明细核算。
三、其他应收款的主要账务处理如下：
（一）发生其他各种应收及暂付款项时，借记本科目，贷记“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”等科目。
（二）收回各种应收及暂付款项时，借记“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”、“库存材料”、“其他费用”等相关科目，贷记本科目。
四、本科目期末借方余额，反映中小学校食堂尚未收回的其他应收款。

场景实例：1218 其他应收款的账务处理

1. 发生1218 其他应收款

场景：1、备用金领用  2、垫付款项 3、备用金报销 4、垫付款扣回

操作：2025 年 3 月 1 日，采购员王五填写《备用金申请单》（编号：ST20250301），领用备用金2000 元（用于零星采购）。
会计分录：

• 借：1218 其他应收款 — 备用金（王五）2000

• 贷：1001 库存现金2000

🔍 分录解析

• 借方：1218 其他应收款增加，按个人设明细（如 “王五”），摘要注明 “备用金 — 零星采购”。 

• 贷方：1001 库存现金减少，需登记《现金日记账》。

📝 实务附件 

✅ 王五签字的《备用金领用单》（注明用途、归还期）
✅ 后勤主任审批的《备用金申请单》

🌟 延伸提醒 

• 非定额备用金需 “前款不清，后款不借”。

• 若通过银行转账支付，贷记 “1002 银行存款”。

场景：垫付款项
操作：2025 年 3 月 5 日，食堂为员工李四垫付医药费500 元（附医院单据）。
会计分录：

• 借：1218 其他应收款 — 李四500

• 贷：1002 银行存款 — 食堂专用账户500

🔍 分录解析

• 借方：1218 其他应收款增加，按个人设明细（如 “李四”），摘要注明 “垫付医药费”。

• 贷方：银行账户减少，需附付款凭证。

📝 实务附件

✅ 医院医药费单据
✅ 《垫付款申请单》（注明垫付原因、金额）

2. 收回1218 其他应收款 

场景：备用金报销
操作：2025 年 3 月 10 日，王五报销采购费用1800 元（附发票），交回剩余现金200 元。
会计分录：

• 借：1001 库存现金200

• 借：5001 伙食费用 — 食材成本1800

• 贷：1218 其他应收款 — 备用金（王五）2000

🔍 分录解析

• 借方：现金收回 200 元，费用增加 1800 元。

• 贷方：冲减备用金，确保台账（出纳账）清零。

📝 实务附件

✅ 发票 +《报销单》（后勤主任审批）
✅ 《备用金核销单》（标注原领用金额、报销金额、结余）

🌟 延伸提醒

• 超支处理：若报销 2200 元，补付现金 200 元，分录为：

• 借：5001 伙食费用 — 食材成本2200

• 贷：1218 其他应收款 — 备用金（王五）2000

• 贷：1001 库存现金200

场景：备用金报销  垫付款扣回
操作：2025 年 4 月，从李四工资中扣除垫付的医药费500 元（附工资表）。
会计分录：

• 借：2201 应付职工薪酬 — 工资500

• 贷：1218 其他应收款 — 李四500

🔍 分录解析

• 借方：冲减2201 应付职工薪酬，减少实发工资。

• 贷方：冲减1218 其他应收款，结清债权债务。

📝 实务附件

✅ 工资表（标注 “扣回医药费”）
✅ 《扣款说明》（财务盖章确认）

全流程管理工具

1. 《1218 其他应收款台账（出纳账）模板》：

• 记录借款人、金额、用途、还款状态，自动计算账龄（超 30 天标黄预警）。

2. 《备用金管理办法》：

• 明确备用金领用限额、报销期限、违规处罚（如超期未还从工资代扣）。

3. 《1218 其他应收款清理清单》：

• 年末列出超期未收回款项，附催收记录（如邮件、电话记录）。

（注：以上金额均模拟常规业务，实际需根据学校规模调整，严格遵循文件中 “1218 其他应收款年终清理” 要求）